En junio de 2025, el equipo de Secretaría Técnica del Consejo Profesional compartió una guía práctica con recomendaciones para optimizar la carga de trabajos en el sistema de legalización electrónica. Hoy retomamos ese contenido como recordatorio, ya que presentar la documentación de manera adecuada no solo favorece tiempos de gestión más ágiles, sino que también representa una carta de presentación profesional ante organismos, clientes y usuarios.

A continuación, repasamos los puntos más importantes que debés tener en cuenta:

1. Formas de firma válidas

Resulta fundamental recordar que las únicas formas aceptadas para rubricar los trabajos son la firma ológrafa (de puño y letra directamente sobre las hojas impresas, nunca pegada o insertada digitalmente en el archivo) y la firma digital.

2. Consideraciones para la firma ológrafa y escaneo

Si optás por la firma manual, primero debés firmar el documento físico (tanto el profesional como el comitente) y luego escanearlo. Verificá los siguientes detalles:

• Datos del sello y leyendas: El sello del profesional debe estar completo y legible, incluyendo nombre completo, título y N.º de matrícula con la indicación CPCE Mza. Además, debe acompañarse con una leyenda identificatoria. Se sugiere utilizar el siguiente formato: “Firmado al sólo efecto de su identificación con mi Informe (o Certificación) de fecha .../.../…”.

• Prolijidad del escaneo: El archivo completo debe tener un tamaño uniforme (preferentemente A4), estar centrado, nítido y sin bordes de color ni elementos extraños. Asimismo, todas las hojas deben encontrarse orientadas en el mismo sentido para facilitar la lectura.

• Distribución: Asegurate de que no queden hojas en blanco en ninguna parte del documento ni páginas que contengan únicamente firmas separadas del contenido principal.

• Tamaño del archivo: El documento final no debe superar los 10 MB.

3. Carga correcta en el sistema

Al ingresar el trámite desde la sección Mi Cuenta, es indispensable completar los datos con precisión:

• Destinatario: Este campo es obligatorio y debe detallar un ente u organismo único y específico. No se permite utilizar fórmulas genéricas como “entidades bancarias”, “ante quien corresponda”, ni consignar a la misma empresa comitente o sus asambleas.

• Importes: Cuando el sistema solicite importes, siempre debés indicarlos con centavos (sin redondear). Particularmente en las Certificaciones de Ingresos, se debe consignar el ingreso total y no un promedio.

• Revisión previa: Si preferís que el trabajo sea revisado previamente por la Secretaría Técnica, podés subir el archivo sin las firmas de los comitentes, pero deberá incluir obligatoriamente la firma y sello del profesional.

4. Reglas para la firma digital

Para los trabajos que utilicen firma digital (ya sea del profesional, del comitente o de ambos), todas las firmas deben poder validarse.

• Múltiples firmas: Si el documento requiere más de una firma, los primeros firmantes deben hacerlo sin incorporar bloqueos al archivo, de modo que los siguientes puedan firmar y el documento se valide correctamente al final. Recordá que la firma digital debe incorporarse una sola vez en todo el archivo.

• Leyendas específicas: El sello del profesional debe estar acompañado por la leyenda: “Firmado digitalmente al sólo efecto de su identificación...” y los datos del comitente por la leyenda “Firmado digitalmente”

• Informe: Si utilizás firma remota (con clave de celular), debés agregar la leyenda “Firmado Digitalmente” debajo de los datos del sello. En cambio, si firmás con Token, deberá visualizarse en esa hoja la imagen de la firma generada por el sistema.

Te recordamos que estas pautas son orientativas y buscan mantener un estándar de excelencia en el servicio a los matriculados. Dedicar unos minutos a revisar este checklist antes de iniciar tu trámite puede evitar demoras, observaciones y rechazos innecesarios.